Personeel behouden? Preboarding is dé oplossing!

Werkgeluk – 10 May 2022 door Fons Vaneker

Preboarding. De fase van contractondertekening tot de eerste dag. Het is een onderbelichte periode die veel invloed heeft op de langetermijnrelatie met je nieuwe medewerker. Bij een goede preboarding kan iedere medewerker op dag één goed beginnen aan het onboardingsproces. In deze blog lichten we toe waarom een goede preboarding belangrijk is en ook geven we je een aantal praktische tips.

Preboarding zoals het niét moet

Na een leuk sollicitatiegesprek ben je aangenomen voor een nieuwe baan. Je hebt een leuke gesprek gevoerd en je hebt er zin in. De startdatum is nog ver weg. Je hebt een paar dagen vrij genomen en je maakt nog wat vakantiedagen op die je bij je oude werkgever over hebt gehouden. In de vier weken dat je jouw rust neemt, word je benaderd door een recruiter met een heel interessant aanbod. Je overweegt bijna om erop in te gaan. Maar je doet het niet. Dat vind je niet netjes.

Je eerste werkdag. Bij je sollicitatiegesprek stond de parkeerplaats helemaal vol, daarom ben je nu een straat verderop gaan staan. Je loopt naar je nieuwe werkgebouw en belt aan. Een onbekende stem zegt dat je binnen mag komen. Vervolgens arriveer je op een open verdieping vol bureau's waar je goedemorgen de ruimte in roept. De voor jou nog onbekende gezichten zeggen goedemorgen terug. Vervolgens sta je aantal minuten lang om je heen te kijken. Een vriendelijke nieuwe collega komt na vijf minuten ongemak naar je toe en zegt: “hè, jij bent die nieuwe collega hè. Ik ga even navragen wie je in gaat werken, ik kom zo terug. O ja, de koffie staat hier.”

Je inwerkbuddy arriveert een paar minuten later. Hij geeft aan dat je vast aan je bureau kunt gaan zitten. Na de dagstart heb je zijn volledige aandacht. Voor nu kun je alvast de inwerkschema’s doornemen die al je inbox zitten. Je kunt nog niet alle apps gebruiken, want de IT-afdeling heeft nog niet alle autorisaties ingesteld. “Maar je kunt alvast een beetje rondklikken op onze website. Dan bekijken we het wel als ik terug ben.” Tijdens je eerste werkweek blijkt dat je de helft van de benodigde applicaties nog niet kan gebruiken. Je wilt graag werken voor een bedrijf waar structuren duidelijk zijn. Je begint te twijfelen aan de keuze die je hebt gemaakt. Misschien was het beter geweest om ja te zeggen tegen het andere aanbod?

Preboarding zoals het wél moet

Na een leuk sollicitatiegesprek ben je aangenomen voor een nieuwe baan. Je hebt een leuk gesprek gevoerd en je hebt er zin in. De startdatum is nog ver weg. Je hebt een paar dagen vrij genomen en je maakt nog wat vakantiedagen op die je bij je oude werkgever over hebt gehouden. Je wordt uitgenodigd voor de vrijmibo van je nieuwe werkgever, twee dagen nadat je jouw contract hebt ondertekend. Je gaat er heen, en je spreekt een paar toekomstige collega’s over hun werk en hun privéleven. Een paar dagen later ontvang je een mail van je toekomstige leidinggevende met een document met de bedrijfsdoelstellingen voor het komende jaar. Je leest ze door, zodat je er op de eerste dag gerichte vragen over kunt stellen. Je voelt je serieus genomen. Een paar dagen later word je benaderd door een recruiter voor een andere vacature. Maar je reageert direct dat je geen interesse hebt. Je verwacht je plek wel gevonden te hebben.

Je eerste werkdag. Je parkeert direct voor de deur bij je nieuwe werkgever. Bij je sollicitatiegesprek stond het aldaar bomvol, maar dankzij een attente nieuwe collega weet je dat dit met een groot werkbezoek van een concullega te maken had. Er is nu plek genoeg. Je loopt naar je nieuwe werkgebouw en belt aan. Een onbekende stem kent je naam en geeft aan dat je inwerkbuddy naar beneden komt. Je kent hem al, want hij heeft je tijdens de vrijmibo direct benaderd om een praatje te maken. Hij stelt je voor aan de collega’s die je nog niet hebt ontmoet. Vervolgens zitten jullie het eerste half uur samen om de wederzijdse verwachtingen door te spreken. Je inwerkbuddy vraagt naar je inzichten over de bedrijfsdoelstellingen voor het volgende jaar. Op dag één word je al serieus genomen. Eenmaal op je plek ligt er een boekje met bedrijfslogo klaar, met een persoonlijke welkomsttekst van je leidinggevende. Alle applicaties blijken bovendien al geïnstalleerd. Dus na het opstarten kun je direct beginnen aan je onboardingsprogramma.

Checklist voor een goede preboarding

Er zijn een aantal zaken die je preboarding tot een groot succes maken. Werk de volgende checklist af en het komt zeker goed!

  • Nieuwe collega alvast uitnodigen voor bedrijfsborrel;
  • Documentatie over bedrijf al beschikbaar maken voor de eerste dag:
  • Zorgen dat randvoorwaardelijke zaken al vòòr de eerste dag geregeld zijn;
  • Zorg ervoor dat collega’s weten wanneer een nieuwe collega start;
  • Wijs een buddy aan met talent voor coaching en begeleiding (dus voor meer dan de inhoud van het werk);
  • Zorg voor een kleine attentie op het bureau. Hoe persoonlijker, hoe beter.

Waarom is een goede preboarding belangrijk?

Er heerst krapte. Medewerkers zijn aan zet op de huidige arbeidsmarkt. Daarom is het niet verstandig om de conclusie te trekken dat een medewerker definitief ‘binnen is gehaald’ nadat hij of zijn een contact heeft ondertekend. Er zijn verscheidene onderzoeken waaruit blijkt dat het regelmatig voorkomt dat nieuwe medewerkers zelfs ná een contract te hebben getekend niet op komen dagen voor hun eerste werkdag. Uit een onderzoek van Indeed naar het fenomeen ghosting (kandidaten die ‘verdwijnen tijdens één van de stappen van het wervingsproces’) blijkt dat 18% van de werkgevers wel eens te maken krijgt met medewerkers die niet op komen dagen op hun eerste dag.

Uit een onderzoek van Robert Half Talent Solutions onder 2800 respondenten uit de VS blijkt het probleem aldaar zelfs nog groter te zijn. In dat onderzoek geeft 28% van de respondenten aan dat ze zich wel eens na het accepteren van het contract hebben teruggetrokken. Er zijn een aantal redenen die uit meerdere onderzoeken (waaronder deze twee) naar voren komen die er toe kunnen leiden dat medewerkers afhaken vóór ze gestart zijn:

  • Een beter aanbod door huidige werkgever ontvangen;
  • Een beter aanbod door een andere werkgever ontvangen;
  • Negatieve zaken over het bedrijf gelezen of gehoord;
  • Nieuwe werkgever komt na de ondertekening ongeïnteresseerd over.

Als nieuwe werkgever heb je met name invloed op de laatste twee punten. Het derde punt is voor de lange termijn het meest zorgelijk. Als huidige medewerkers niet tevreden zijn, dan wordt de kans groter dat ook je nieuwe medewerkers niet tevreden zullen worden. Het is daarom essentieel om – doorlopend – aandacht te besteden aan je medewerkerstevredenheid. Durf een interne anonieme enquete uit te zetten om te achterhalen hoe gelukkig je personeel écht is. Neem het resultaat serieus en ga ermee aan de slag. Het terugwinnen van je reputatie op bedrijfscultureel vlak gebeurt niet van de ene op de andere dag. Des te meer reden om er direct mee te beginnen. Werk aan je Employer Branding!

Wanneer je actief aan de slag gaat met je preboarding, kom je niet langer ‘ongeïnteresseerd over’. Punt vier is op korte termijn te tackelen, door de eerdergenoemde checklist voor preboarding te hanteren!