Wat doet een Change Manager?

Wat doet een ...? – 28 december 2021 door Fons Vaneker

Constante verandering is in het huidige werklandschap eerder regel dan uitzondering. Door toedoen van robotisering, automatisering, digitalisering en de Agile werkfilosofie. De afgelopen jaren is ook er op HR-gebied een hoop veranderd door de Corona-epidemie. De Change Manager richt zich volledig op het managen van de gevolgen van veranderingen. In deze blog gaan we dieper in op de taken van een Change manager.

Wat doet een Change Manager?

Een Change Manager beheerst veranderingen op een specifiek deelgebied, zoals IT, HR, WFM of Business. Deze functie wordt vaak geassocieerd met IT, maar dat hoeft dus niet zijn focusgebied te zijn. Er zijn een taken die een Change Manager altijd uitvoert (ongeacht welk focusgebied hij heeft):

  • Opstellen en implementeren van verandertrajecten;
  • Meten van de gevolgen van verandertrajecten;
  • Bijsturen van verandertrajecten op basis van data;
  • Opstellen van stuur- en managementinformatie;
  • Stakeholdermanagement (voornamelijk intern);
  • Adviseren van directie over lopende en wenselijke veranderingen.

Een Change Manager heeft altijd te maken met systeemoptimalisatie, ongeacht de focus van de functie. Een WFM Change Manager houdt zich bezig met het optimaliseren van een WFM-systeem, een HR Change Manager met HR-systemen, enzovoorts.

Wat moet een Change Manager goed kunnen?

Een goede Change Manager kan overweg met mensen én met cijfers. Die combinatie maakt het tot een pittige functie. Systemen moeten ontwikkeld worden, maar de mensen moeten ook mee. Intern stakeholdermanagement is enorm belangrijk in deze rol. De Change Manager spart met medewerkers in alle lagen van de organisatie. Van directie tot de werkvloer: iedereen moet mee in een transitie om er zeker van te zijn dat het slaagt.

Een Change Manager betrekt interne stakeholders in alle stappen van het proces, om ervoor te zorgen dat een transitie gedragen wordt binnen de organisatie. Door goed te analyseren wat de invloed van een digitale transitie is op zowel de interne stakeholders (collega’s) als de externe stakeholders (de klant) creëert hij draagvlak. Een goede startanalyse is dus belangrijk. Maar daarnaast moet hij ook goed kunnen presenteren, weten hoe hij verschillende interne communicatiekanalen kan inzetten en, last but not least, heel overtuigend antwoord kunnen geven op de vraag Waarom doen we dit?.

Waarom is Change Management belangrijk?

We zoomen in op het fenomeen Loss Aversion om een goed antwoord te kunnen geven op bovenstaande vraag. De angst om iets te verliezen is sterker dan de blijdschap bij een overwinning. Bij een grote proces- of systeemverandering zijn veel medewerkers bang om iets kwijt te raken op de korte termijn. Daarom schieten ze in de weerstand. Deze weerstand staat een geslaagde transformatie in de weg. Een organisatie kan ervoor kiezen om deze weerstand te negeren. Een betere aanpak is het aanstellen van een Change Manager.

De Change Manager kijkt naar de lange termijn. Een goede Change Manager begrijpt echter heel goed dat heel veel collega’s gefocust zijn op de korte termijn. In de omgang met deze realiteit komt zijn empathische vermogen heel goed van pas: door de angst te onderkennen en begrijpen, maar er vervolgens voor te zorgen dat er wel degelijk iets gebeurd. Vaak is dit is een kwestie van heel goed uitleggen waarom alle stakeholders iets winnen bij de transformatie. In de praktijk vormen robotisering en automatisering geen bedreiging voor de werkgelegenheid in het algemeen. In de blog RPA: vriend of vijand van de bankier? zoomen we verder in op de gevolgen van robotisering voor de werkgelegenheid.

Wat is het verschil tussen een Change Manager en een Projectmanager?

Een Projectmanager richt zich met name op de planmatige kant van een implementatie. Hij bewaakt actiepunten die nodig zijn om van A naar B te komen. Hij stelt een projectgroep samen en spreekt de te besteden uren af met de managers van de leden van de projectgroep. Worden bepaalde actiepunten te laat afgerond? Dan trekt hij aan de bel. Op papier heeft een Projectmanager een vrij zakelijke rol. Een Change Manager houdt zich meer bezig met de onderliggende communicatiestromen. Wat ervaren medewerkers tijdens een transitie?

Wat is het verschil tussen een Change Manager en een Scrum Master?

Organisaties die volledig Agile werken hebben – in theorie – geen projectmanagers nodig. De basis onder de Agile filosofie is immers: de wereld verandert zo snel dat je beter constant mee kunt bewegen dan lang nadenken over een toekomst die vervolgens anders blijkt te zijn dan van te voren ingeschat.

Een Change Manager is wel degelijk bezig met de lange termijn. Een Scrum Master hakt projecten op in behapbare korte trajecten van vier weken. De korte termijn dus. In de snelheid van scrum is er weinig tot geen ruimte voor onderliggende persoonlijke blokkades om wel of niet mee te werken met verandering. Een Change Manager heeft om die reden een bestaansrecht in Agile organisaties: zodat de strijd tegen Loss Aversion opgepakt wordt en voorkomt dat een deel van de medewerkers weigert mee te bewegen.

Welke opleiding moet je volgen om Change Manager te worden?

Het merendeel (66%) van de Change Managers heeft een WO-opleiding gevolgd. Met name Business Administration komt veel voor. Scrum en Agile-certificaten zijn daarnaast een must. Projectmanagement-certificaten zijn ook relevant.

Wat heeft een Change Manager op zijn CV staan?

Ongeveer 60% van de Change Managers heeft een leiding gegeven aan een team of gehele afdeling. Andere functies die veel voorkomen op het CV van Change Managers zijn: Scrum Master, Projectleider, Consultant en Communicatie-adviseur.