Feedback en complimenten geven: zeven tips

Thuis op je Werk – 11 juni 2020 door Fons Vaneker

Feedback geven op juiste manier heeft een grote invloed op het groepsgevoel én op de individuele groei. Hetzelfde geldt voor een goed compliment. Carrierecafe geeft je in deze blog zeven tips om het maximale te halen uit beide vormen van interactie.

Tip één: richt je niet op losse incidenten

Feedback geven doe je om de samenwerking met je collega’s op de lange termijn goed te houden dan wel te verbeteren. Alles roepen wat je denkt dient dat doel niet altijd. Je kunt een collega die altijd op tijd is en voor het eerst in een jaar te laat komt hier wel op aanspreken: maar hier bereik je weinig mee. Je bent zelf mogelijk je irritatie van dat moment kwijt: maar je verhouding ten opzichte van je collega wordt er niet beter van. Maak onderscheid tussen incidenten en structuren. En zet feedback in voor structurele groei van gedrag.

Tip twee: niet altijd direct, maar wel op tijd

Slechte dag? Dan is direct feedback geven waarschijnlijk geen goed idee. De juiste timing is enorm belangrijk wanneer je wilt dat je feedback effect heeft. Soms maakt dit het moment van terugkoppeling lastig: afhankelijk van je karakter wacht je te lang of reageer je juist te snel wanneer je een collega een terugkoppeling wilt geven.

Bij te snelle feedback reageer je vanuit je onderbuik. De feedback levert dan vaak eerder onderlinge irritatie op dan een betere samenwerking.

Te laat feedback geven is wanneer je op een slechte dag bijna ontploft als een collega alweer dat gedrag vertoont waar jij je aan ergert. En dat is voor geen van de betrokkenen constructief.

De juiste timing heb je wanneer je even hebt nagedacht over de wijze van terugkoppeling, de situatie en het karakter van de collega zelf. En wanneer je zonder al te veel na te denken concrete voorbeelden kunt noemen die nog vers in het geheugen liggen bij jullie beiden. Haal geen oude koeien uit de sloot!

Tip drie: vind een balans tussen feedback en complimenten

Wanneer je iemand echt beter wilt maken heb je vertrouwen in zijn kwaliteiten. Dat is ook de reden dat je feedback hoort te geven: omdat iemand goed is in wat hij doet, maar je ziet ruimte voor verbetering.

Vanuit dit doel behoor je dus ook complimenten te geven. De ontvanger krijgt een positief gevoel bij jou, en zal daarom ook eerder wat van je aannemen op het moment dat je aangeeft dat er zaken zijn die beter kunnen. Uiteindelijk behoren we allemaal volwassen te zijn en feedback van elke ontvanger op dezelfde manier op te pakken. De praktijk is toch vaak anders.

Zowel een compliment geven als krijgen levert een goed gevoel op. En bij medewerkers die zich goed voelen komen de kernkwaliteiten vaker bovendrijven dan de valkuilen. En dus presteren ze beter. De kans dat ze voor jou hinderlijk gedrag vertonen wordt daarmee vaak al kleiner. Dit heeft te maken met het feit dat jij je over het algemeen het meest irriteert aan de valkuilen van je tegenpool.

Tip vier: verwacht niet direct een uitgebreide reactie op je feedback

Mogelijk ben je een ‘assertieve rode’ of een ‘gezellige gele’ uit het model van Jung. Wanneer jij feedback ontvangt reageer je waarschijnlijk direct. Dus verwacht je mogelijk hetzelfde van iemand anders als jij zelf feedback geeft.

Maar het is helemaal niet gek om je feedback af te sluiten met de woorden: “denk er rustig over na”. Afhankelijk van hoe goed jij je collega kent weet je mogelijk al een of je direct een reactie krijgt of dat de collega niet direct weet wat hij met de feedback kan doen. Houd hier rekening mee!

Nogmaals: feedback geef je om de ontvanger ervan beter te maken. Houd dus ook rekening met het karakter van de ontvanger wanneer je feedback geeft! Het analytische type zet mogelijk eerst liever even de feiten op een rij alvorens hij of zij reageert. Het relatiegerichte type wordt er misschien door overdonderd en wil eerst reflecteren alvorens iets met de feedback te doen, of het nader te bespreken.

Tip vijf: complimenteer gericht

Een compliment doet het altijd goed. Maar goed, beter, best is bij complimenten geven van toepassing. Het niveau van je compliment is een bewijs van je waardering voor een andere collega. Kortom: een oppervlakkig compliment geeft de indruk van een oppervlakkige waardering, en een inhoudelijk compliment geeft een indruk van een inhoudelijke waardering.

Kortom: het is erg leuk wanneer een collega te horen krijgt dat hij precies onthoudt wat iedereen in zijn koffie heeft, maar als deze collega een hele pittige functie vervult en een grote toegevoegde waarde is op je afdeling vanwege zeer specifieke kennis: dan heeft een gericht compliment over deze kennis veel meer impact. Het communiceert niet alleen waardering, maar ook betrokkenheid bij wat die collega doet.

Tip zes: kies de juiste plaats voor je compliment of feedback

Het karakter van de ontvanger van zowel feedback als een compliment bepaalt het ideale moment én de beste plaats om dit te geven. Over het algemeen gesteld is complimenteren in het bijzijn van veel collega’s de beste keuze. Dit geeft het compliment meer gewicht en in sommige gevallen verhoogt het direct de betrokkenheid van andere collega’s: ze krijgen immers direct iets positiefs mee over wat de ontvanger heeft gedaan. Maar wanneer je weet dat de specifieke collega zich helemaal niet op zijn gemak voelt bij al die openlijke aandacht: geef het compliment dan één-op-één. Anders bestaat het risico dat de ongewenste aandacht het positieve gevoel van het compliment overschaduwt.

Feedback geven is over algemeen handiger in een één-op-één situatie. De ontvanger voelt zich dan minder snel aangevallen.

Tip zeven: oefen met je soft skills

Werken bestaat uit veel meer dan inhoud. Een vak leren wordt vaak geassocieerd met vakinhoudelijke kennis. Maar om te slagen op de werkvloer heb je meer nodig dan hard skills.

Goede feedback geven en goed complimenteren: je kunt het allemaal leren door het te doen! Wanneer je weet dat je minder goed bent in zogeheten soft skills: oefening baart kunst!